泛微ecology深度应用一：体系文件

     本期主要应用模块：工作流程、知识管理、门户管理

     为了规范管理、统一标准，各行业及领域体系文件应允而生，常见有ISO9000、ISO14000、OHSAS18000、TL9000、ISO/TS16949 称之为体系可见其在专业领域的地位如是重要，企业虽然通过了体系认证，我们的管理、运营过程是否遵循体系标准？体系文件是否真正起到了应用的作用？依据我之所见，大多企业之体系文件反应在市场层面未曾反应到运营层面，究其原因，没有一套行之有效的管理工具首当其冲。那么有没有一套工具可以管理体系文件？本期，小虾就实施经验讲述泛微ecology系统之体系文件管理，由于学识浅陋，未尽、纰漏及错误之处请各位看客斧正。

     本章讲述章节（应用ecology模块有：工作流程、知识管理、门户管理）

     1、体系文件之管理过程

          每个体系文件从产生到结束将经历如下过程：

          创建-评审-生效-反复修订-失效-归档

          利用泛微ecology系统可以实现全过程管理，总结为体系文件编制评审流程、体系文件修订流程、

     体系文件失效流程（当然可以预设失效时间系统自动失效）、体系文件目录、作废体系文件目录、体系

     文件门户、如果管理过程中需要监控体系文件执行情况应配合设置体系文件中的体系检测及执行流程。

          体系文件编制流程：体系文件应用企业运营过程中的每个角落，体系文件的相关应用部门应设置

     相应的体现管理员，在需要新增体系文件时发起编制流程，编制流程的过程大致描述为部门管理员编制

     ->部门负责人审核->相关部门评审->体系管理主管审核->体系管理部门负责人/上级领导审核->体系管理
    员修订->体系文件生效。本流程主要应用ecology之通过流程编辑文件，知识管理，知识模板设置，基础

    设置暂不详解，编制时需考虑生效时间及作废时间。

          体系文件利用：编制成功后，ecology系统将自动为其分门别类存放，至于体系文件如何利用，可

    利用ecology门户管理单独设置体系文件门户，在门户上分类展现，方便各相关部门查阅。

          体系文件监控：需要执行的体系文件，可以通过单独设置工作流程进行监督与执行。体系管理部门

    为了更好的宣传体系文件，建议为不同业务组分别建立体系文件知识地图，用以指导各环节应用。

          体系文件修订：体系文件在实际应用过程中会根据实际应用情况进行修订，流程可参照编制流程，

    建议配合体系文件版本使用。

          体系文件失效：在编制流程中如果设置了失效时间，ecology系统会自动失效。如果需要人工参与

    可配置体系文件失效/作废流程，过程与编制过程相对应，审批通过后文件将自动失效并归集到失效体系

    文件目录，用于档案查询。

          体系文件归档：体系文件因为重要性，终将成为企业无形资产之重要组成部分，为了方便查询，设置

    文件目录及流程时可多应用知识文档相关属性来设置其固有属性，配合知识地图，门户，全文检索，相信其

    利用之方便性不言而喻。

     2、体系文件之管理要点

          分类管理：体系文件分类严格，利用ecology流程字段与文件目录关联之功能，可以实现自动分类。

          模板管理：体系文件格式固定，利用ecology知识管理之模板管理，可以实现其严格的模板管理，其

     评审过程均可通过模板设置自动获取。

          编号管理：体系文件均有严格编号规则，通过ecology流程编号来生成体系文件编号，其功能足以，

     无论是其按照组织或者类型均可满足。

          版本管理：体系文件均有严格版本管理，ecology版本管理可以实现分组查看版本，体系管理员可以

     查看任何版本，使用人员控制查看历史版本，可以避免使用人员因为看错版本而形成的执行偏差，此非手

     工可以满足。

          文件安全：体系文件大多是企业内部管理文件，其文件安全性在ecology知识管理的强大权限管理中

     得以最大满足，ecology的文件安全是控制抓屏级别的，相信可以保驾护航。

          时效性：体系文件因其对生成经营的重要性，其失效性要求比较高，ecology通过预置的生效、失效

     日期进行管理，失效文件除文件管理员将无法查看。

          受控文件：体系文件纸质文件大多受控，ecology知识管理之受控文件专为解决此类问题。

     《结束语：我实施过的项目中，体系文件应用效果均非常良好，本文涉及ecology的详细设置繁多，因篇

     幅及精力有限没能一一描述，相信看此文者大多熟悉ecology系统，如有疑问，欢迎咨

     询，本人系项目人员，管理知识匮乏，如有补充或讨论者，请博文留言，定回复!》